Zakres terytorialny niniejszego zestawienia to ziemie Królestwa Polskiego sprzed unii lubelskiej, z Rusią Czerwoną i Podolem oraz z Mazowszem (włączonym do Korony w 1526 r.) i Podlasiem (należącym do Korony, co prawda dopiero od 1569 r., ale wcześniej kilkakrotnie części tego województwa były pod panowaniem książąt mazowieckich). Pominięte zostały Prusy, tak ze względu na odmienność ustrojową, jak i specyfikę tamtejszych miast. Natomiast chronologicznie jako cezurę końcową przyjęto rok 1600, czyli symboliczne zakończenie epoki jagiellońskiej. Ponieważ zachowały się zaledwie śladowo księgi z czasów piastowskich, postanowiono i te włączyć do projektu. Datę początkową stanowi zatem rok 1300, w którym zaczyna się najstarsza zachowana księga miejska z wymienionego dopiero co obszaru, czyli Księga ławnicza miasta Krakowa 1300–1375. Przyjęto szeroką definicję księgi miejskiej, uznając, że stanowią ją akta wytworzone przez kancelarię miasta (najczęściej to księgi radzieckie, ławnicze, wójtowskie lub łączone tych organów miejskich, a ponadto księgi finansowe i administracyjne), ale także księgi wytworzone w instytucjach funkcjonujących w mieście (korporacje rzemieślnicze, bractwa, szpitale) oraz na przedmieściach i w jurydykach. Uwzględniono także (ze względu na ich zawartość) nieliczne zachowane księgi wytworzone przez samych mieszczan, głównie kupców (Kraków, Poznań). Z uwagi na metodykę tworzenia ksiąg w czasach staropolskich, z uprzednio zapisanych składek, wzięto pod uwagę również te jednostki archiwalne, które nigdy nie przybrały fizycznej formy księgi wpisów, ale z pewnością miały nią być – decydujące były wówczas cechy wewnętrzne źródła. Dołączono nadto i te akta, które nie są w istocie księgami wpisów, ale stanowią dzieło archiwistów (np. zszyta i oprawiona korespondencja miasta), a także zachowane fragmenty ksiąg (samoistne bądź połączone z inną księgą). Te założenia odbiegają wprawdzie od definicji księgi przyjętej dla miast hanzeatyckich, ale pozwoliły na włączenie do Katalogu także kopii niewielkich fragmentów dawnych ksiąg5. Mimo to nie wszystkie materiały archiwalne wytworzone w miastach polskich doby jagiellońskiej zostały w tym projekcie uwzględnione. Nie znalazły się tu np. księgi metrykalne i kroniki. Odrębny problem stanowią kopiariusze. Nie w każdym przypadku da się bowiem ustalić, czy kopiariusz powstał przed rokiem 1600, a następnie był kontynuowany, dlatego zrezygnowano z pełnego ich zestawienia, uwzględniając w Aneksie jedynie wybrane przykłady. (fragment Wstępu)